BT personeli olmayan 5 kişilik bir ekip, kendi alan adıyla kurumsal webmail'e bir günde geçebilir. Adres planından ortak adreslere, paket seçiminden çalışan ayrılığına kadar pratik bir yol haritası.
Kısa Cevap
5 kişilik bir işletme için doğru kurulum şudur: her çalışana adsoyad@sirketiniz.com.tr biçiminde kişisel bir adres, info@ ve satis@ gibi ortak adresler için ek kullanıcı açmak yerine yönlendirme (alias), herkesin tarayıcıdan ve telefondan erişebildiği bir webmail ve hesapları şirketin kontrol ettiği bir yönetici paneli. BT personeliniz yoksa kurulumu ve taşımayı sağlayıcıya yaptırın.
Beş kişilik bir ekipte herkes birden fazla iş yapar. Muhasebeyi patron takip eder, satışçı aynı zamanda müşteri hizmetidir, ofis sorumlusu hem tedarikçiyle hem kargoyla yazışır. Bu kadar yoğun bir tempoda e-posta genellikle 'şimdilik idare eder' çözümlerle başlar: herkesin kişisel Gmail adresi, web sitesini yapan firmanın verdiği hosting maili ya da tek bir info@ hesabının şifresini bütün ekibin bilmesi.
Bu düzen bir süre çalışır, sonra bir gün bir çalışan ayrılır, bir müşteri 'bu gerçekten sizin firmanız mı' diye sorar ya da hosting kutusu dolduğu için önemli bir teklif geri döner. Bu rehber, küçük bir ekibin e-postasını baştan doğru kurması için pratik bir plan sunuyor.
firmaadi.satis@gmail.com gibi bir adres, müşteri gözünde geçici veya amatör bir işletme izlenimi verir. Daha önemlisi, dolandırıcılar da tam olarak bu tür adresleri kullanır. Fatura veya ödeme bilgisi içeren bir mail ücretsiz bir adresten geldiğinde, karşı tarafın şüphelenmesi çok doğaldır. Kendi alan adınızla gönderilen mail ise hem güven verir hem de markanızı her yazışmada tekrar eder.
Çalışan kendi kişisel adresini kullanıyorsa, o adres ona aittir. İşten ayrıldığında müşteri yazışmaları, teklif geçmişi ve tedarikçi bağlantıları onunla birlikte gider. Kurumsal hesapta ise kontrol şirkettedir: şifre sıfırlanır, mailler başka bir çalışana yönlendirilir, geçmiş yazışmalar korunur. Bu konuyu çalışan işten ayrılınca e-postası ne olur yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Herkesin aynı şifreyle girdiği bir ortak hesapta kimin hangi maile cevap verdiği belli olmaz, bir mail okunduğu için diğerleri tarafından gözden kaçar ve biri ayrıldığında şifreyi değiştirmek bütün ekibi etkiler.
DNS kaydı, MX ayarı, IMAP portu, telefona hesap ekleme. Küçük bir işletmede bunlarla uğraşacak kimse yoktur ve bir sorun çıktığında ya web tasarımcısı aranır ya da iş günlerce askıda kalır.
Kurulumdan önce kâğıt üzerinde bir plan yapmak, sonradan yaşanacak karışıklığın çoğunu önler. Örnek bir mimari:
| Adres | Tür | Kime ulaşır |
|---|---|---|
| ahmet.yilmaz@firma.com.tr | Kişisel kullanıcı | Kurucu / yönetici |
| ayse.demir@firma.com.tr | Kişisel kullanıcı | Satış |
| mehmet.kaya@firma.com.tr | Kişisel kullanıcı | Operasyon |
| zeynep.arslan@firma.com.tr | Kişisel kullanıcı | Muhasebe |
| can.ozturk@firma.com.tr | Kişisel kullanıcı | Destek |
| info@firma.com.tr | Alias / yönlendirme | Yönetici + Satış |
| satis@firma.com.tr | Alias / yönlendirme | Satış |
| muhasebe@firma.com.tr | Alias / yönlendirme | Muhasebe |
| destek@firma.com.tr | Alias / yönlendirme | Destek + Operasyon |
Bu planda beş gerçek kullanıcı var, ama müşteriye dokuz farklı adres sunuluyor. Ortak adresler ayrı bir kutu değil, ilgili kişilerin kutusuna düşen yönlendirmeler. Böylece kimse şifre paylaşmaz ve biri ayrıldığında yalnızca yönlendirmenin hedefi değiştirilir. Departman adresleri hakkında daha fazlası için departmana özel e-posta adresi yazımıza bakabilirsiniz.
Küçük ekipler için webmail genellikle en pratik başlangıçtır. Bilgisayara program kurmak, her makinede ayar yapmak ve yedek almak gerekmez; tarayıcıyı açan herkes kutusuna ulaşır. Yine de iyi bir kurumsal e-posta hizmeti sizi tek bir yola mahkum etmemelidir:
Hepsi IMAP ile aynı kutuya bağlandığında, telefonda okunan bir mail bilgisayarda da okunmuş görünür. Telefon tarafı için webmail'e telefondan erişim rehberimizi okuyabilirsiniz.
Depolama ihtiyacı sektöre göre çok değişir. Genel bir yaklaşım:
Karar verirken ekipteki en yoğun kutuyu, genellikle yönetici veya satışçının kutusunu esas alın; bir yıl sonra dolacak bir paket, taşıma derdini yeniden başlatır.
Altyapı ne kadar iyi olursa olsun, küçük bir ekipte e-posta karmaşasını önleyen şey birkaç ortak alışkanlıktır:
Küçük işletmeler e-postayı çoğu zaman yalnızca aylık ücret üzerinden değerlendirir. Oysa asıl maliyet görünmeyen kalemlerdedir: dolan kutu yüzünden kaçan bir teklif, ayrılan çalışanla birlikte giden müşteri geçmişi, spam ve sahte faturalarla kaybedilen zaman, sorun çıktığında ulaşılamayan destek. Bir sağlayıcıyı karşılaştırırken şu sorulara cevap arayın: Kurulum ve taşıma ücretli mi? Ortak adresler için ek kullanıcı ücreti ödüyor muyum? Sorun yaşadığımda Türkçe ve hızlı destek alabiliyor muyum? Fatura TL mi?
Connect365, yukarıdaki planı bir BT ekibine ihtiyaç duymadan hayata geçirmeniz için kuruldu:
Fiyatlandırma kullanıcı sayınıza göre özel olarak hazırlanır. 5 kişilik ekibiniz için teklif almak üzere bize ulaşın veya paketleri inceleyin.
Ekibinizin e-postasını bir günde düzene sokalım
Adres planını birlikte çıkarıyor, kurulumu ve taşımayı ücretsiz yapıyoruz. BT personeline ihtiyacınız yok.
0312 434 35 34 Paketleri inceleyinGenellikle çalışan sayısı kadar, yani 5 kullanıcı yeterlidir. info@, satis@ veya muhasebe@ gibi ortak adresler ayrı kullanıcı yerine alias (yönlendirme) olarak tanımlanabilir. Connect365'te alias sayısı sınırsızdır.
Evet. info@ adresini alias olarak tanımlayıp gelen mailleri birden fazla çalışanın kutusuna yönlendirebilirsiniz. Böylece şifre paylaşmanız gerekmez ve biri ayrıldığında yalnızca yönlendirme değiştirilir.
Kurumsal hesapta kontrol şirkettedir. Yönetici panelinden şifreyi sıfırlayabilir, gelen mailleri başka bir çalışana yönlendirebilir ve geçmiş yazışmaları koruyabilirsiniz.
Connect365'te kurulum ve mevcut maillerin taşınması ücretsizdir ve ekip tarafından yapılır. Alan adınız aynı kalır, geçiş genellikle 1 gün sürer.
Connect365 webmail'inde Gmail tarzı, Outlook tarzı ve Yandex tarzı üç arayüz vardır. Aynı hesap üçünde de açıktır; her çalışan alışık olduğu görünümü tek tıkla seçebilir.
Yazışma ağırlıklı ekiplerde kişi başı 5 GB çoğu zaman yeterlidir. Sık dosya gönderenler için 15 GB, büyük dosya veya uzun arşiv ihtiyacı olanlar için 50 GB tercih edilebilir.
Reklamsız; kurulum ve geçiş ücretsiz, mailleri biz taşırız.
Kurulum + migrasyon ücretsiz. Kurumsal e-postaya kayıpsız geçiş, güvenli altyapı ve 7/24 Türkçe destek. Size özel teklif için hemen ulaşın.
